远程办公第一天,这七点最关键
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2020-02-03 12:16    文章来源:任向晖 湖畔大学
文章摘要:疫情仍在继续,但从今天开始,很多企业开始启动在家办公模式,“远程办公”的协同与效率如何保障?

疫情仍在继续,但从今天开始,很多企业开始启动在家办公模式,“远程办公”的协同与效率如何保障?

目前,远程办公、在线协同的工具箱已经非常丰富,从综合性的钉钉、企业微信,到各有所长的Zoom、Slack、明道云、石墨文档等。许多企业都在疫情阶段免费提供自己的产品,可支持群聊、在线文档编辑、语音视频会议等形式。
工具品种丰富,但远程协作成效如何,可能取决于更多其他的因素。
隔离在家办公是一个特殊时期的特殊场景。这个特殊场景里,适应于传统办公环境的人突然进入“自我管理”模式,可能会面临许多挑战。

比如:目标缺失——由于部分商业活动停止,客户需求变化,隔离在家的同事有可能不知从何做起;沟通障碍——原本面对面几句话解决的问题,变成在线办公软件上断断续续的回复;效率低下——大部分人跟家人在一起,很难避免被打扰;温度缺失——如果此前没有训练,大部分人在一直跟电脑和手机说话的状态下,容易引发不耐烦和焦虑情绪。

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对此,湖畔大学一届学员、明道云创始人任向晖根据自己的从业经验给出了一些建议。他觉得企业远程办公要解决三件事情:
1、明确要干什么;
2、约定协作方式——影响远程协作成效最大的因素并不在于工具有多么先进,而是来自于协作方式的事先约定和大家是否遵守;
3、每个人自我管理——这个因人而异,比如爱喝水的任向晖为了减少在家里移动取水的动作,在电脑边放了一个巨大的水杯。 以下是任向晖的建议:

疫情终会过去,但在线协同办公可能会是越来越多企业、越来越多从一线城市回到二三线老家工作的优秀人才的选择,有可能变成一种主流模式。针对这次特殊的隔离办公协同场景,我建议大家要尽量做到以下七点: 

01.明确工作时间
即使隔离在家,也需要有一个上下班时间规范,让“到岗”和“离岗”这个过程更加显性。在家办公节省了通勤时间,可以让团队在排班上具有更强的弹性。服务型团队排期后,也许可以提供更长的对外服务时间。 

02.明确工作任务
远程工作出于提高协作成效的目的,通常要求工作任务的分配、接收和沟通有更清晰的结构,能够一次阐明的,就不再做分散沟通。
一个相对完善的工作任务信息应该包括:

1)任务所指向的目的,

2)任务描述,

3)任务要达成的结果,

4)完成时限,

5)成员构成,包括单一的明确负责人。如果有冲突性任务存在,还需要给出任务优先级。
任务一旦接受开始执行后,围绕任务执行进度、问题和计划的沟通就要基于这个书面记录。通过统一使用某个任务协作平台,让相关沟通内容能够统一汇总到一起。 

03.明确响应和反馈时间
远程办公最明显的阻力就在于同事之间对响应时间的期待变得不确定,它带来的负面结果是成员会怯于提出问题,同时又增加焦虑感。
解决这个问题最重要的沟通习惯是“明确指明响应时间要求“,例如,发起者应该说“这是A客户的需求,请在下午3点前反馈可行性”。
当然,反馈和响应并不都是越快越好,而是根据工作性质给出合理的缓冲时间。因为企业中彼此协作的关系链有时候会很多,所以这个约定一般应该由下至上进行,而不是从公司层面进行统一规定。
 
04.明确汇报模式
汇报的约定包括汇报频率和汇报内容。频率可以根据工作性质来决定,但汇报内容有个参考的公共方式,那就是工作完成内容(Progress),工作遇到的问题(Problem),以及下一周期的工作计划(Plan)。任何岗位的工作,用这个框架来进行汇报,效果肯定差不了。
另外,工作汇报同样建议在一定范围内公开透明,尽量让所有人都周知每位成员的工作汇报内容,而不是只给经理人员的管道式汇报。 

05.检查监督不能完全缺位
即使在倡导“自我管理”的互联网公司,“检查和监督”也不能完全缺位。因为任何人都很难做到绝对的自律。而自律的本质来自于“他律”,也就说我们的自律度很大程度上来自对他人态度的顾忌。
所以,每个远程协作的团队可以事先达成检查监督机制的约定。这种约定可以简化到单纯提交工作成果,也可能严苛至每小时视频签到,完全取决于工作的性质和团队要达到的目标。 

06.特情处理事先约定
特殊情况如同事生病、受疫情影响、有事要在工作时间离岗等等,这些问题最好都有一个事先的计划和约定。无法事先列举的,也可以有一个综合的解释机制。 

07.清晰地传达“隔离时期办公约定”
通过各种方式,把隔离期间新的工作任务、办公约定等清晰地传达给团队每一个人。疫情期间的远程办公,远程工具操作、协同沟通预定、时间管理,这也是培训团队成员“自我管理”一个极好的场景。 另外,由于疫情期间部分商业活动的减少或停止,部分公司、员工的工作任务会有很大变化。建议在隔离办公期间,除了日常工作,还可以集中资源于:了解客户需求,开发新的客户。

在这个非常时期,了解清楚客户的处境和重点的需求,对于调整产品服务方式是最直接的指导——没什么比拿起电话和客户一对一沟通后的结果更加准确。此外,根据行业的实际情况,可以通过价格和服务条款给老客户切实的优惠,同时更集中地寻找和获取新客户。

来源:口述 | 任向晖 | 编辑 | 钟慧丽 | 值班主编 | 魏一平



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